Formation Outlook perfectionnement à Marseille
Découvrez comment transformer Outlook en une centrale de productivité sur mesure lors de notre formation avancée. De la personnalisation approfondie de l’interface à la gestion experte des tâches et des contacts, en passant par l’optimisation de la collaboration et l’archivage intelligent, maîtrisez chaque facette pour faire d’Outlook l’allié incontournable de votre organisation et de votre communication professionnelles.
7 heures
Niveau intermédiaire
Présentiel ou à distance
Pour qui ?
Toute personne souhaitant consolider ses bases et se perfectionner pour une utilisation efficace sur le logiciel Outlook.
Pré-requis
Il est nécessaire de bien connaître l’environnement Windows et le pack office Microsoft et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook.
Pourquoi suivre cette formation ?
Suivre cette formation Outlook perfectionnement vous permettra de dépasser l’utilisation basique d’Outlook pour exploiter pleinement son potentiel en tant qu’outil de gestion du temps et de communication.
En apprenant à personnaliser son interface selon vos besoins spécifiques, vous gagnerez en efficacité quotidienne, en réduisant le temps passé à trier vos emails et à organiser votre agenda. Vous découvrirez comment intégrer Outlook à votre système de gestion des tâches, en utilisant des fonctionnalités avancées comme les pièces jointes OneDrive pour optimiser l’espace de stockage, la boîte de réception prioritaire pour hiérarchiser vos messages, et la création de modèles de mails pour accélérer votre correspondance. En maîtrisant les techniques de planification, d’organisation des tâches et de gestion collaborative, vous transformerez votre messagerie en un véritable levier de productivité.
Cette formation est essentielle pour quiconque souhaite exploiter Outlook au maximum de ses capacités, afin de mieux gérer son temps, ses projets, et collaborer efficacement au sein de son équipe.
Les objectifs
- Adapter Outlook à son activité pour gagner du temps et mieux s’organiser.
- Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien.
- Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches.
Programme pédagogique
1 - Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps
Accéder directement à l’essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs.
Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook :
- Récupérer des messages supprimés de la corbeille
- Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l’espace dans sa messagerie
- Utiliser la fonctionnalité “Boîte de réception prioritaire”
Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types.
2 - Planifier, organiser et prioriser ses activités avec ses activités
Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
Définir des échéances et mettre en place des rappels
Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)
Création d’une action rapide pour classer des courriels dans un dossier
Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique
Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants
3 - Prioriser ses tâches
Créer une tâche, un rappel à partir d’un courriel
Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
Assigner, répondre et transférer des tâches
Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
Saisir les tâches périodiques en une seule fois
4 - Gérer ses contacts
5 - Organiser le travail collaboratif
Organiser des réunions.
Déléguer et suivre des tâches
6 - Etablir des règles de classement et d’archivage en fonction de ses missions et de son poste
Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP (Classement, Action, Poubelle)
Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP (Classement, Action, Poubelle)
Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche,
Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement,
Enregistrer des actions rapides pour les usages courants,
Transformer un message en rendez-vous ou en tâche,
Moyens pédagogiques et techniques
La formation est dispensée de façon interactive et dynamique favorisant l’alternance d’apports théoriques et d’exercices pratiques (mises en situation, cas pratiques…) pour favoriser l’appropriation et atteindre les objectifs. Le formateur anime le cours en s’appuyant intégralement sur des applications pratiques sur vidéoprojecteur.
- Un support de formation imprimé aux EDITIONS ENI est offert en fin de formation à tous les stagiaires,
- Formation effectuée sur le poste de travail des stagiaires ou si besoin sur des ordinateurs portables fournis par l’organisme de formation (sur devis).
Déroulement de la formation
En amont de la formation
Audit gratuit et sans engagement par téléphone par nos formateurs pour diagnostiquer le besoin avant la session.
Questionnaire envoyé au stagiaire afin de valider le niveau (prérequis), sonder les attentes (test de positionnement), pour l’adaptation de la formation le cas échéant.
Durant la formation
Exercices pratiques, mises en situation de travail… pour valider l’appropriation et la compréhension de chaque notion abordée en formation par les participants.
Après la formation
Envoi dématérialisé par email ou transfert numérique, de supports annexes aux apprenants.
Bilan qualitatif de fin de session (évaluation à chaud).
Suivi des stagiaires via envoi évaluation à froid ou évaluation des acquis en ligne et contact téléphonique si besoin.
A l’issue de la formation, remise d’une attestation de fin de formation aux stagiaires et signée par le formateur. L’attestation mentionne les objectifs, la nature, la durée de formation ainsi que les résultats de l’évaluation.
Financement de la formation
OPCO et financement de la formation
Nous sommes partenaires avec les OPCO. Nous travaillons avec les opérateurs de compétences depuis 12 ans. Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO. N’hésitez pas à consulter votre conseiller.
Non finançable via le CPF
Cette formation ne peut pas être financée par le CPF (Compte Personnel de Formation).
Durée : 1 jour
Prix : 700€ HT / jour
Ne comprend pas les frais de déplacement hors Marseille.
Eligible CPF : non
Lieu :
A distance
En présentiel (chez le client ou sur site dédié)
Plaquette : télécharger en PDF
Durée : 1 jour
Prix : 1 100€ HT / jour (groupe de 5 pers)
Ne comprend pas les frais de déplacement hors Marseille.
Eligible CPF : non
Lieu :
A distance
En présentiel (chez le client ou sur site dédié).
Plaquette : télécharger en PDFSuivre cette formation
Vos avantages en solution sur mesure
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Qualité des formations
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Toutes nos formations sont effectuées par des consultants-formateurs dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validés. Découvrir nos formateurs
Depuis 2020, AU TEMPS DES CLICS est certifié Qualiopi au titre de la catégorie « Actions de formation ».
Notre méthode en quelques mots...
- Accompagnement de vos collaborateurs en formation directement sur leurs postes de travail, dans votre salle de formation ou à leur domicile,
- Adaptation des besoins et des objectifs pour garantir la satisfaction des stagiaires,
- Organisation de la formation autour d'exercices et cas concrets professionnels de votre entreprise,
- Apport d'un parc informatique d'ordinateurs portables et vidéo projecteurs
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Bertrand QUANTIN, dirigeant du centre de formation AU TEMPS DES CLICS
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