Formation Outlook perfectionnement à Aix-en-Provence

Formation bureautique : Maîtriser les fonctionnalités avancées pour les adapter à son activité

Souvent méconnu car disponible de base sur tous les ordinateurs, Outlook propose pourtant une multitude de possibilités qui permettent d’améliorer le quotidien. Notre formation vous permettra d’en découvrir et d’en maîtriser un bon nombre. Vous pourrez alors adapter le logiciel à vos propres besoins, gérer votre carnet d’adresse efficacement et planifier et organiser vos activités afin d’optimiser le rendement de vos tâches.

Présentiel ou à distance
7 heures
Intermédiaire
formation bureautique
i

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A qui s’adresse cette formation ? 

Pour qui ?

Toute personne souhaitant consolider ses bases et se perfectionner pour une utilisation efficace sur le logiciel Outlook

Pré-requis

Il est nécessaire de bien connaître l’environnement Windows et le pack office Microsoft et d’être initié aux fonctions de base d’Outlook

 

Programme détaillé

Objectifs de la formation

Perfectionnement

Maîtriser les fonctionnalités avancées du logiciel Outlook

Programme et progression pédagogique

.AVANT LA FORMATION
 Questionnaire d’évaluation pour tester votre niveau et vérifiez les pré-requis pour accéder à la formation Outlook 

ÉTAPE 1 :  Transformer sa messagerie Outlook en un outil personnalisé de gestion du temps

  • Accéder directement à l’essentiel :
    • personnaliser le ruban, les affichages, les favoris.
  • Adapter Outlook à son activité :
    • définir des champs, des catégories, des indicateurs.
  • Gagner du temps par la maîtrise de l’interface d’Outlook
    • Récupérer des messages supprimés de la corbeille
    • Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l’espace dans sa messagerie
    • Utiliser la fonctionnalité « Boîte de réception prioritaire »
  • Créer des modèles pour gagner du temps :
    • mails types, phrases automatiques, bloc de paragraphes types

ÉTAPE 2 :  Planifier, organiser et prioriser ses activités avec ses activités

  • Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels, planifier les éléments périodiques.
  • Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités.
  • Organiser ses tâches par contexte et nature d’activité.
  • Définir des échéances et mettre en place des rappels

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

  • Création d’une action rapide pour classer des courriels dans un dossier
  • Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique
  • Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants

ÉTAPE 3 :  Prioriser ses tâches

  • Créer une tâche, un rappel à partir d’un courriel
  • Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
  • Assigner, répondre et transférer des tâches
  • Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
  • Saisir les tâches périodiques en une seule fois

ÉTAPE 4 : Gérer ses contacts

  • Rappel sur la « gestion des contacts 

ÉTAPE 5 : Organiser le travail collaboratif

  • Partager des agendas, des contacts, des bloc-notes OneNote.
  • Organiser des réunions.
  • Déléguer et suivre des tâches

ÉTAPE 6 : Etablir des règles de classement et d’archivage en fonction de ses missions et de son poste

  • Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP (Classement, Action, Poubelle)
  • Purger sa boîte de réception en s’appuyant sur la méthode CAP (Classement, Action, Poubelle)
  • Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche,
  • Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement,
  • Enregistrer des actions rapides pour les usages courants,
  • Transformer un message en rendez-vous ou en tâche,

Après la formation, reprenez les exercices fournis avec les corrigés, et l’aide-mémoire, (transmis par le formateur),  pour retravailler à votre rythme les acquis de la formation.

Organisation et suivi pédagogique

Modalités et délais d’accès

Après un premier entretien téléphonique et une évaluation permettant de déterminer les attentes et le niveau d’entrée. En intra : Démarrage de la formation définie à la convenance de l’entreprise et selon la disponibilité du formateur.

Accessibilité aux personnes en situation d’handicap

Modalités de déroulement de la formation

Les formations ont lieu aux dates et conditions indiquées sur les conventions de formation.

En intra : Les dates et horaires sont définies à la convenance de votre entreprise.

La formation est organisée en séquences pédagogiques ou « étapes » car présentée dans une arborescence logique et nécessaire à la compréhension du logiciel.

Avant la formation

  • Inscription et convocations

Pendant la formation

  • Feuille d’émargement

En fin de formation

  • Sanction de l’action de formation
    A l’issue de la formation, remise d’une attestation de fin de formation aux stagiaires et signée par le formateur. L’attestation mentionne les objectifs, la nature, la durée de formation ainsi que les résultats de l’évaluation. Si la personne mobilise son CPF elle sera inscrite au passage de sa certification ENI et recevra sa certification par mail.

Notre méthode de formation

Approche personnalisée

  • Le stagiaire réalise des exercices pratiques qui assurent l’acquisition d’un savoir-faire pour une mise en production aisée et immédiate,
  • Des conseils et astuces accompagnent la formation,

Effectifs

En Intra :
Nous préconisons pour plus de confort et de réussite de la formation, des sessions en petits-groupes soit maximum 5 salariés de votre entreprise.

Moyens pédagogiques et techniques mis en oeuvre

La formation est dispensée de façon interactive et dynamique favorisant l’alternance d’apports théoriques et d’exercices pratiques (mises en situation, cas pratiques…) pour favoriser l’appropriation et atteindre les objectifs. Le formateur anime le cours en s’appuyant intégralement sur des applications pratiques sur vidéoprojecteur. 

Ressources pédagogiques

  • Un support de formation imprimé aux EDITIONS ENI est offert en fin de formation à tous les stagiaires,
  • Formation effectuée sur le poste de travail des stagiaires ou si besoin sur des ordinateurs portables fournis par l’organisme de formation (sur devis)

Evaluation de la formation

En amont de la formation

  • Audit gratuit et sans engagement par téléphone par nos formateurs pour diagnostiquez le besoin avant la session.
  • Questionnaire envoyé au stagiaire afin de valider le niveau (prérequis), sondez les attentes (test de positionnement), pour l’adaptation de la formation le cas échéant.

Durant la formation

  • Exercices pratiques, mises en situation de travail… pour valider l’appropriation et la compréhension de chaque notion abordée en formation par les participants

Après la formation

  • Envoi dématérialisé par email ou transfert numérique, de supports annexes aux apprenants
  • Bilan qualitatif de fin de session (évaluation à chaud)
  • Suivi des stagiaires via envoi évaluation à froid ou évaluation des acquis en ligne et contact téléphonique si besoin

Critères d’évaluation des acquis

  • Auto-évaluation des atteintes des objectifs par le stagiaire et validé par le formateur
  • Evaluation à chaud pour mesurer la satisfaction des stagiaires à remplir le dernier jour de la formation en fin de journée

Financement de la formation

OPCO et financement de la formation

Nous sommes partenaires avec les OPCO ex-OPCA. Nous travaillons avec les opérateurs de compétences depuis 12 ans. Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles selon les critères de prise en charge de chaque OPCO. N’hésitez pas à consulter votre conseiller

En savoir plus sur les OPCO.

Financer votre  formation via le CPF

Cette formation peut être financée par le CPF (Compte Personnel de Formation).
Nom de la certification : Certification ENI ®. Code CPF :

En savoir plus sur le CPF.

Formation dans vos locaux pour un groupe de 5 personnes

  • 1100 € net de tva soit 220€ par personne et par jour

Le tarif comprend

  • Le support de cours,
  • Les frais de déplacement sur Marseille
  • Une assistance à distance

Le tarif ne comprends pas

  • Les frais de déplacement hors Marseille

 

 

    Formation en cours particuliers

    • A partir de 700 € net de tva la journée

    Le tarif comprend

    • Le support de cours,
    • Les frais de déplacement sur Marseille
    • Une assistance à distance

    Le tarif ne comprends pas

    • Les frais de déplacement hors Marseille

    A l’issue de la formation, le stagiaire sera en mesure de

    =

    Adapter Outlook à son activité pour gagner du temps et mieux s'organiser

    =

    Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien

    =

    Gérer ses contacts, son agenda, ses tâches

    Vos avantages en solution sur mesure

    Evaluez vos connaissances avant la formation

    Définissez le programme en fonction de vos objectifs

    Choisissez le planning

    Formez-vous en cours particuliers ou en groupe avec vos collaborateurs

    Qualité des formations

    Un réseau de formateurs experts en Bureautique

    Toutes nos formations sont effectuées par des consultants-formateurs dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validés. Découvrir nos formateurs

    Au Temps des clics est certifié QUALIOPI et nous avons obtenu la certification ICPF CNEFOP.

    Notre méthode en quelques mots...

    1. Accompagnement de vos collaborateurs en formation directement sur leurs postes de travail, dans votre salle de formation ou à leur domicile,
    2. Adaptation des besoins et des objectifs pour garantir la satisfaction des stagiaires,
    3. Organisation de la formation autour d'exercices et cas concrets professionnels de votre entreprise,
    4. Apport d'un parc informatique d'ordinateurs portables et vidéo projecteurs

    Après cette formation vous pourrez suivre…

    Prise en main des outils Office 365

    Découvrir et pratiquer les outils collaboratifs web, Teams, Sharepoint, Office On line…

    Vous êtes intéressé par cette formation Outlook ?

    Ensemble, dessinons votre formation.

    Contactez-nous pour recevoir notre proposition de formation ou pour une demande de renseignements.

    Bertrand QUANTIN, dirigeant de l'organisme AU TEMPS DES CLICS. Réponse dans les 24 heures par e-mail / par téléphone 06 23 04 03 41

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    Bertrand QUANTIN directeur formateur informatique